PENGERTIAN KOMUNIKASI
Istilah
komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama
atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain,
berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut
menjadi miliknya.
Beberapa definisi komunikasi :
1.
Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan
penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
2.
Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan
pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
3.
Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan
dengan orang lain (Schram,W)
Komunikasi
Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di
antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan
hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Tujuan
komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling
pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam
kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.
Mengapa informasi perlu diklasifikasikan
Seringkali
organisasi melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan informasi adalah
karena mandat regulasi organisasi dan pelaksanaan kebijakan organisasi. Sebagai
contoh adalah informasi finansial dalam organisasi perbankan yang mau tidak mau
harus diberikan proteksi dengan level tertentu, agar bank-nya tetap dipercaya
nasabah. Organisasi lainnya melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan informasi
adalah karena adanya perjanjian kontrak untuk melindungi informasi dengan
konsumennya atau mitra bisnisnya.
Padahal
banyak sekali keuntungan yang akan diperoleh bila organisasi dengan kesadaran
sendiri melakukan pengklasifikasian dan pengamanan aset informasinya. Sebab,
dalam pengamanan informasi, melakukan pengklasifikasian informasi sangatlah
penting.
Memberikan
pengamanan yang sesuai akan menghemat sumberdaya organisasi dan membuat
pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif. Akhirnya akan membantu
meningkatkan kualitas data/informasi yang digunakan sebagai bahan untuk
mengambil keputusan. Keuntungan melakukan
klasifikasi data/informasi bagi organisasi adalah :
1. Meningkatkan kerahasiaan, keutuhan
dan ketersediaan data dikarenakan pengendalian yang tepat terhadap semua data
dalam organisasi.
2.
Menghemat biaya operasional pemeliharaan
dikarenakan mekanisme perlindungan data dirancang dan dilaksanakan hanya
terhadap data yang memang memerlukannya.
3.
Meningkatkan
kualitas pengambilan keputusan dikarenakan data sumbernya sudah tertata
kualitasnya.
4.
Mendukung
pelaksanaan arsitektur keamanan informasi agar organisasi memperoleh posisi
yang lebih baik dimasa yang akan datang.
5. Menyediakan proses untuk melakukan review semua fungsi organisasi dan
menentukan prioritas serta nilai data.
Sistem pengklasifikasian
informasi yang efektif akan membuat informasi mudah dimengerti serta mudah
digunakan dan dipelihara. Selain itu manajemen akan dengan cepat dapat
mengetahui dan menentukan tingkat pengamanan suatu informasi, yang tentunya
akan membuat efisien sumber daya yang diperlukan.
Bagaimana informasi diklasifikasikan
Pendekatan yang dipakai untuk
melakukan klasifikasi informasi yang efektif dan efisien berbeda-beda dari
setiap organisasi. Hal ini sangat bergantung dari jenis organisasi serta
kepentingannya. Namun tahapan secara umum yang dapat dipakai seperti berikut :
1. Mengidentifikasi semua sumber daya informasi yang perlu dilindungi.
2.
Mengidentifikasi ukuran
pengamanan informasi yang akan diterapkan pada masing-masing kelas informasi.
Secara garis besar pengamanan yang diterapkan pada informasi adalah otentikasi,
pengendalian akses, penyandian, pengawasan secara administratif, pengawasan
secara teknologi dan/atau asuransi.
3.
Mengidentifikasi tingkat guna
dan nilai informasi.
4.
Memetakan ukuran perlindungan
informasi untuk masing-masing tingkat informasi.
5.
Mengklasifikasi
informasi : kebanyakan pengklasifikasian data/informasi terfokus hanya pada kerahasiaan
data saja. Namun sesungguhnya pengklasifikasian informasi lebih dari itu,
misalnya :
·
Klasifikasi berdasarkan
derajat kecepatan, misalnya : prioritas, urgent, segera;
·
Klasifikasi berdasarkan
tingkat kerahasiaan, misalnya : top secret, secret, confidential;
·
Klasifikasi berdasarkan
frekuensi penggunaan, misalnya : sering, kadang, sekali pakai;
·
Klasifikasi berdasarkan waktu
pemakaian, misalnya : tahun, bulan, minggu, jam;
·
Klasifikasi berdasarkan
kewenangan, misalnya : edit, read only;
·
Klasifikasi berdasarkan isi,
misalnya : keuangan, politik, ekonomi;
·
Klasifikasi lain yang
didefinisikan organisasi, misalnya : umum, pivate, client, staff
only.
6. Evaluasi secara berkala : nilai guna dan kepentingan sebuah informasi memiliki tenggang waktu
tertentu, sehingga proses evaluasi secara berkala sangat diperlukan untuk
menentu kembali klasifikasi informasi tersebut. Evaluasi ini pada dasarnya
adalah perulangan proses 1 sampai 5 di atas terhadap setiap informasi dalam
setiap periode evaluasi.
Contoh pengklasifikasian informasi
·
Restricted
Informasi yang dilindungi,
yang bila tidak ditangani dengan benar dapat secara serius mengakibatkan
kerugian, impaknya termasuk pelanggaran hukum, atau kontrak atas perlindungan
privasi.
·
Sensitive
informasi
penting yang dilindungi dimana bila tidak ditangani dengan benar dapat merusak
berfungsinya suatu sistem atau berdampak pada bisnis, finansial dan hukum.
·
Operasional
informasi
yang bila tidak ditangani dengan benar menimbulkan kerusakan minimal, namun
begitu dapat membuat ketidak-nyamanan, merusak kredibilitas/reputasi atau
rahasia pribadi.
·
Private
merupakan
informasi data pribadi atau data milik perseorangan yang bukan merupakan informasi
untuk umum.
·
Unrestricted
yang dapat diakses secara
bebas sebagai informasi umum.
KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Teori komunikasi adalah
satu pandangan dan strategi yang akan membentuk alat dan rangka
kerja untuk sesuatu perkara yang hendak dilaksanakan.
Dalam proses komunikasi teori akan membina bentuk dan kaidah komunikasi yang
hendak dibuat. Melalui penulisan ini pejelasan tentang beberapa teori
komunikasi akan dibuat. Terdapat dua aspek utama yang dilihat secara
tidak langsung dalam bidang ini sebagai satu bidang pengkajian yang baru. Aspek
pertama ialah perkembangan dari beberapa sudut atau kejaidian seperti teknologi
komunikasi, perindustrian dan politik dunia. Teknologi komunikasi contohnya
radio, televisi, telefon, setelit, rangkaian komputer telah menghasilkan ide
untuk mengetahui apakah kesan perkembangan teknologi komunikasi terhadap
individu, masyarakat dan penduduk disebuah negara. Perkembangan politik dunia,
memperlihatkah bagaimana kesan politik terhadap publik sehingga
menimbulkan propaganda dan
pendapat umum. Seterusnya perkembangan perindustrian seperti perminyakan dan
perkapalan menuntut betapa perlunya komunikasi yang berkesan untuk meningkatkan
produktivitas dan kualitas agar mencapai maksud atau tujuan organisasi
tersebut. Aspek kedua ialah dari sudut kajian di mana para pelajar berminat
untuk mengkaji bidang-bidang yang berkaitan dengan komunikasi seperti mereka
yang dari bidang psikologi sosial mengkaji penggunaan teknologi baru terhadap
kesan tayangan animasi kepada anak-anak , propaganda dan dinamik kelompok.
penjelasan atas politik dunia seperti menganalisa propaganda Nazi yang mampu
mempengaruhi pendengar sehingga mereka patuh dan bersatu. Selanjutnya kajian
awal penyelidik atas perindustrian yang pada separuh abad ke-20 tertuju kepada
memenuhi keinginan sektor pemasaran untuk mengetahui komunikasi dengan lebih
dekat setelah pengiklanan menunjukan kepentingannya. Oleh karena itu, bidang komunikasi
mengambil langkah dan maju kedepan setelah berlakunya pengembangan dari sudut
teknologi komunikasi, perindustrian dan politik dunia serta kajian-kajian yang
telah dilakukan. Sehingga bidang komunikasi menjadi bidang pengkajian yang baru
dan mula diminati oleh banyak orang. Namun, bidang yang menjadi asas kepada
bidang komunikasi ialah bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi, pendidikan, psikologi sosial,
pengurusan, antropologi dan psikologi.
KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
1.
Dari segi sifatnya :
·
Komunikasi Lisan
Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif,
dimana komunika dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi
ketidakpahaman.
·
Komunukasi Tertulis
·
Komunikasi secara tertulis memang memberikan
suatu dampak dimana komunikan akan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan
tujan dari informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan
apabila komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajarai sebelumnya, maka ia
dapat mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong
komunikasi tidak lagsung, artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi
tertulis tersebut, maka komunikan tidak dapat memberikan suatu umpan balik
secara langsung. namun dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun
komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun unpan balik dapat diberikan
secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.
·
Komunikasi Verbal
Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa :
a.
Vocabulary (perbendaharaan kata-kata).
Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan
dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting
dalam berkomunikasi.
b.
Racing (kecepatan).
c.
Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan
bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
d.
Intonasi suara akan mempengaruhi arti pesan secara
dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan
intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan
hambatan dalam berkomunikasi.
e.
Humor
dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989),
memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan
nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa
humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
f.
Singkat dan jelas.
Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat
dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
g.
Timing (waktu yang tepat)
adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena
berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya
dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang
disampaikan.
·
Komunikasi Non Verbal
adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi
non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non
verbal :
a.
Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi,
karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.
b.
Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk
berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya
jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan
kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata
juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya
c.
Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat
sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan
seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau
simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d.
Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang
berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur
tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat
kesehatannya.
e.
Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan
juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan
komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal
lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f.
Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas
pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti
mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan
seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan
stress.
2.
Menurut Keresmiannya :
·
Komunikasi Formal
·
Komunikasi Informal
Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya
komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi.
Komunikasi informal (the grapevine) biasanya
disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari
satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya
tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.
Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka
seseorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya
komunikasi formal perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan
timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan)
Sumber
:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar